ISO 14001 (EMS)

Zakres akredytacji PCA

Aktualności

Warunki certyfikacji w CCJ na zgodność z PN-EN ISO 14001:2015-09 (EMS)

Zgodnie z Komunikatem nr 237 z dnia 09.11.2017 r. Polskiego Centrum Akredytacji (PCA) informujemy, że od 15.03.2018 r. CCJ będzie przeprowadzało audity początkowej certyfikacji, nadzoru i ponownej certyfikacji w odniesieniu do wymagań nowego wydania normy PN-EN ISO 14001:2015-09 w ramach posiadanej akredytacji PCA/IAF.

Jednocześnie przypominamy, że:

• Od 15.09.2015 obowiązuje trzyletni okres przejściowy wdrożenia i certyfikacji wymagań
  PN-EN ISO 14001:2015-09.
• Z dniem 15.09.2018 r. norma PN-EN ISO 14001:2005 będzie nieważna, a tym samym posiadane przez Państwa certyfikaty stracą ważność i po tym terminie nie będą mogły być wykorzystywane w celach biznesowych oraz marketingowych.

W związku z powyższym wszystkie organizacje ubiegające się o certyfikację systemu zarządzania EMS zachęcamy do składania wniosków na zgodność z nowym wydaniem normy PN-EN ISO 14001:2015-09.

Systemy zarządzania środowiskowego

Norma środowiskowa ISO 14001 daje podstawę do określenia jednolitych i jednoznacznych wymagań służących do redukowania zagrożeń środowiskowych, zarówno w skali państw, społeczności lokalnych poprzez samorządy terytorialne, jak i w organizacjach wytwarzających wyroby. Przeznaczona jest dla wszystkich organizacji, niezależnie od wielkości i rodzaju.

System zarządzania środowiskowego w oparciu o ISO 14001 ma na celu:

• zachować, chronić i poprawiać jakość środowiska naturalnego,
• przyczyniać się do ochrony zdrowia człowieka,
• zapewnić rozważne i racjonalne wykorzystywanie zasobów naturalnych.

W CCJ certyfikacja systemu zarządzania środowiskowego przeprowadzana jest zgodnie z "Zasadami certyfikacji - Informatorem dla klienta", które udostępnione są w zakładce "Certyfikacja - informacje ogólne" oraz na życzenie Klienta w formie papierowej.

Głównymi elementami planowania certyfikacji są:

• Wypełnienie przez organizację wniosku i kwestionariusza oraz ich przegląd przez CCJ, który daje wstępną informację o stopniu wdrożenia systemu zarządzania środowiskowego i jego doskonaleniu,
• Przegląd dokumentacji dostarczonej przez organizację, który umożliwia ocenę zgodności z podstawowymi wymaganiami normy ISO 14001,
• Przeprowadzenie I etapu auditu w organizacji, który umożliwia wykluczenie prawdopodobnych rozbieżności dotyczących oceny dokumentacji, daje kolejną informację o stopniu wdrożenia i doskonalenia systemu zarządzania środowiskowego oraz umożliwia zaplanowanie terminu i przebiegu II etapu auditu,
• Przeprowadzenie II etapu auditu celem potwierdzenia zgodności.
  

Wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego i uzyskanie certyfikatu na zgodność z normą ISO 14001 przynosi szereg wymiernych korzyści przejawiających się między innymi w:

• ograniczaniu zużycia surowców, wody, energii oraz zmniejszaniu ilości odpadów, ścieków i emisji gazów,
• redukcji opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska,
• minimalizacji wystąpienia awarii środowiskowych,
• redukcji kosztów usuwania potencjalnych zanieczyszczeń,
• przestrzeganiu prawa w zakresie ochrony środowiska,
• zwiększeniu pozycji konkurencyjnej na rynku,
• wzroście świadomości ekologicznej pracowników,
• poprawie wizerunku organizacji z uwagi na kompleksowe podejście do zagadnień środowiskowych świadczące o dobrym zarządzaniu.
  

Zasady ustalania opłat w procesie certyfikacji, nadzoru i ponownej certyfikacji systemu zarządzania środowiskowego wg ISO 14001 obowiązujące w CCJ.

Klienci zainteresowani certyfikacją systemów zarządzania środowiskowego w CCJ mają możliwość otrzymania oferty cenowej po uprzednim wypełnieniu zapytania ofertowego, pobranego ze strony www.ccj.wat.edu.pl. Po złożeniu wniosku o certyfikację z kompletem dokumentacji przygotowywana jest lub potwierdzana oferta opracowana na podstawie kompletnej informacji o funkcjonującym systemie zarządzania środowiskowego.

Podstawowe zasady ustalania opłat za certyfikację:

Cena netto usługi certyfikacyjnej realizowanej przez CCJ wyliczana jest wg poniższego wzoru:

A = B+ (C x D) + E

gdzie:

• A - cena netto,
• B - opłata stała, określona w aktualnym cenniku CCJ,
• C - czas trwania auditu,
• D - stawka stała za jeden dzień auditu, określona w aktualnym cenniku CCJ,
• E - koszty zakwaterowania, podróży i wyżywienia auditorów.

Podstawą wykorzystywaną do określania wysokości opłat (stałej oraz za audit) jest efektywna liczba personelu.

Opłata stała pobierana jest przed auditem certyfikacyjnym oraz co roku w trakcie ważności certyfikacji, tj.: dwa miesiące przed planowanym auditem w nadzorze oraz sześć miesięcy przed planowanym auditem ponownej certyfikacji.

Zasady ustalania czasu auditu

Zasady ustalania czasu auditu są zgodne z dokumentem IAF MD5. Do określenia czasu auditu, przyjmuje się, że jest to czas poświęcony jest na:

• planowanie auditu,
• przegląd dokumentacji,
• komunikowanie się z personelem klienta,
• przeprowadzenie auditu w obiektach klienta (auditu na miejscu - nie krócej jak 80% ustalonego czasu trwania auditu) w ramach 8 godzin pracy, w tym planowane przerwy,
• opracowanie raportu.

Czas trwania auditu certyfikującego może obejmować techniki auditowania zdalnego (jeżeli jest to możliwe) max do 30 % czasu trwania audit na miejscu.

Podstawą do określenia czasu trwania auditu dla systemu zgodnego z ISO 14001 jest efektywna liczba personelu.

Efektywna liczba personelu jest obliczana z uwzględnieniem następujących czynników:

• liczba personelu zaangażowanego w ramach zakresu certyfikacji,
• pracownicy ujęci częściowo w zakresie certyfikacji,
• forma zatrudnienia: pełny etat, na część etatu, personel niepracujący na stałe (sezonowo, tymczasowo, na umowę o dzieło lub zlecenie),
• praca w systemie zmianowym.

Czas auditu określa się na podstawie poniższej tabeli 1 z założeniem że zmiana efektywnej liczby personelu jest wartością ciągłą, a nie skokową oraz, że kategoria złożoności będzie korelowała z sektorem działalności przemysłowej do której należy certyfikowana organizacja (patrz tabela 2).

Zależności pomiędzy efektywną liczbą personelu, złożonością i czasem auditu.

Tabela 1

W tabeli 2 zostały podane powiązania sektorów przemysłu z kategoriami złożoności aspektów środowiskowych.
W kalkulacji EMAS do wyceny EMS doliczamy od 0,5 do 1 osobodnia, w zależności od kategorii złożoności EMS (0,5 - ograniczona i niska, 0,75 - średnia, 1 - wysoka).

Powiązania sektora przemysłu i kategorii złożoności.

Tabela 2

Przyjmuje się, że czas auditu w nadzorze (N) wynosi 1/3 auditu certyfikującego (C), auditu ponownej certyfikacji (PC) wynosi 2/3 auditu C.

W czasie nadzoru nad certyfikacją dokonuje się przeglądu czasu trwania planowanych auditów w nadzorze i dla ponownej certyfikacji pod względem jego aktualności. W czasie auditu certyfikującego przeprowadza się audit I etapu. Czas trwania auditu I etapu wynosi 20 % czasu trwania auditu na miejscu. CCJ praktycznie planuje od.0,5 do 2 auditodnia w zależności od wielkości efektywnej liczby personelu oraz kategorii złożoności.

Zasady ustalania czasu trwania auditu dla organizacji wielooddziałowej (w tym oddziały tymczasowe).

Organizacja wielooddziałowa rozumiana jest jako organizacja posiadająca zidentyfikowaną siedzibę centralną (nazywaną dalej centralą - lecz niekoniecznie spełniającą rolę głównego zarządu w organizacji), w której są planowane, nadzorowane lub zarządzane określone działania, oraz sieć biur lokalnych lub filii (oddziałów), w których działania te są wykonywane w całości lub częściowo.

Organizacja wielodziałowa może być jedną osobą prawną lub nie, przykłady organizacji wielooddziałowych, to:

• organizacja posiadająca różne lokalizacje stałe lub tymczasowe,
• organizacje działające na zasadzie franczyzy,
• przedsiębiorstwo produkcyjne, które ma sieć biur sprzedaży,
• przedsiębiorstwo usługowe mające wiele oddziałów świadczące podobne usługi,
• przedsiębiorstwo prowadzące działalność w wielu filiach.

Oddział tymczasowy rozumiany jest jako oddział, który został ustanowiony przez organizację w celu wykonywania określonej pracy lub usługi w pewnym okresie czasu, a który nie będzie oddziałem stałym (np. plac budowy).

CCJ stosuje próbkowanie dla organizacji wielooddziałowej z zachowaniem następujących zasad:

• centrala oraz minimum jeden oddział o stałej lokalizacji objęte są jednym systemem zarządzania, w ramach którego organizowany jest wspólny przegląd zarządzania; audity wewnętrzne prowadzone są według spójnego programu, inicjowane są wspólne zmiany w systemie zarządzania i dokumentacji systemowej w ramach doskonalenia, rozpatrywania skarg, itp.
• wszystkie oddziały muszą mieć prawne lub kontraktowe powiązanie z centralą, które określają jej uprawnienia,
• w oddziałach realizowane są tego samego rodzaju procesy, podobnymi metodami i według podobnych procedur,
• próbkowanie musi zapewnić możliwość oceny przebiegu procesów funkcjonujących w organizacji wielooddziałowej, na zasadzie jednego przykładu,
• jeżeli w jednym oddziale stwierdzona jest niezgodność to w pozostałych oddziałach powinna być przeanalizowana taka sama sytuacja i również podjęte działania korygujące i/lub zapobiegawcze. Możliwe jest zwiększenie próbkowania w tych obszarach do czasu upewnienia się, że sytuacja się ustabilizowała,
• jeżeli została stwierdzona niezgodność z wymaganiami normy w jednym oddziale to dotyczy to całej organizacji wielodziałowej i nie można wydać certyfikatu dla całości; nie można po fakcie zapisania niezgodności wyłączać oddziału, w którym tą niezgodność stwierdzono.

Przykładowa minimalna liczba auditowanych oddziałów może wynosić:

• audit certyfikujący- liczba oddziałów / lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów / lokalizacji
  
  
  
  y - liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit,
  x - ogólna liczba oddziałów/lokalizacji auditowanych,

• audit w nadzorze- liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów/lokalizacji z uwzględnieniem współczynnika 0.6 tj.
  
  
  
  
• audit ponownej certyfikacji- liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów/lokalizacji z uwzględnieniem współczynnika 0.8 tj.
  
  
  
  

Czas w każdym oddziale/lokalizacji oblicza się oddzielnie tak, jak dla organizacji jednooddziałowej. Zależnie od zakresu oceny prowadzonej w danym oddziale/lokalizacji, możliwe jest skrócenie, lub wydłużenie czasu trwania auditu. Przyjmuje się zasadę, że wyliczona w ten sposób suma czasu trwania auditów w cyklu 3-letnim w organizacji wielooddziałowej nie może być krótsza od analogicznej sumy wyliczonej jak dla organizacji jednooddziałowej wykonującej ten sam zakres czynności przy uwzględnieniu całkowitego stanu zatrudnionych zaangażowanych w realizację zakresu certyfikacji we wszystkich oddziałach.

W całym procesie certyfikacji i nadzoru CCJ ocenia wszystkie oddziały/lokalizacje organizacji z uwzględnieniem powyższej metodologii. W procesie certyfikacji, nadzoru i ponownej certyfikacji centrala organizacji wielooddziałowej/zlokalizowanej w wielu miejscach zawsze jest poddawana ocenie.

Zasady ustalania liczby auditodni dla organizacji wnioskującej o certyfikację zintegrowanych systemów zarządzania lub organizowania auditu połączonego.

CCJ dla organizacji, które certyfikują system EMS zintegrowany z, np.: QMS, BHP, FSMS, ISMS, AQAP, stosuje następujące zasady:

• podstawą do wyliczania liczby auditodni są efektywne liczby personelu w każdym systemie zarządzania,
• całkowita liczba auditodni systemu zintegrowanego jest sumą liczb auditodni poszczególnych systemów zarzadzania,
• dopuszcza się zmniejszenie liczby auditodni ze względu na stopień zintegrowania systemów zarządzania.
  

Ponadto w określaniu ostatecznej liczby auditodni uwzględnia się:

• rodzaj systemu zintegrowanego,
• kompetencje zespołu auditującego, pod względem możliwości auditowania systemu zintegrowanego przez członków zespołu auditorów,
• stopień zintegrowania systemu,
• występujące zagrożenia,
• redukcja lub zwiększanie czasu trwania auditu,
• zniżki lub zwyżki wynikające z poniżej przedstawionych przypadków.
  

W ramach określania czasu trwania auditu mają zastosowanie zniżki lub zwyżki w przypadkach określonych poniżej.

Zniżki mogą dotyczyć organizacji:

• którą CCJ wcześniej już certyfikował,
• które nie są odpowiedzialne za projektowanie lub inne elementy normy,
• w których brak jest lub jest niskie ryzyko związane z wyrobem/procesem technologicznym, nie są branżami krytycznymi,
• posiadających dojrzały system zarządzania lub posiadających doświadczenie w innych systemach zarządzania, uznany przez inną akredytowaną jednostkę certyfikującą (trzecią stronę),
• które działają na bardzo małym terenie w odniesieniu do liczby pracowników (np. tylko kompleks biurowy),
• w których realizowany jest audit wspólny (w przypadkach równoczesnej współpracy z innymi jednostkami certyfikującymi),
• które prowadzą działania o niskiej złożoności, np.:
  • działania związane z jedną główną działalnością (np. serwis, montaż zabezpieczeń, produkcja cegieł, itp.),
  • w których wysoki procent zatrudnionych wykonuje te same proste zadania,
  • identyczne działania na zmianach,
  • proste funkcje w realizowanych procesach,
  • znaczna część personelu pracuje poza lokalizacją, np.: handlowcy, kierowcy, serwisanci i możliwe jest auditowanie w formie przeglądu zapisów,
  • która posiada większą wrażliwość narażonego środowiska w porównaniu z typowymi lokalizacjami w sektorze przemysłu,
  • posiada opinie stron zainteresowanych,
  • w której zidentyfikowano aspekty pośrednie i wymagają one zwiększenia czasu pracy auditora,
  • w której zidentyfikowano dodatkowe lub nadzwyczajne aspekty środowiskowe lub uwarunkowania określone przepisami sektora.

Suma zniżek nie powinna przekraczać 30%.

Zniżka za 100 % zintegrowanie systemu zarządzania z uwzględnieniem pełnej możliwości oceny przez zespół auditorów nie może przekraczać 20% (zniżka jest zmniejszana proporcjonalnie w zależności od stopnia zintegrowania).

Zwyżki mogą dotyczyć organizacji:

• które mają skomplikowaną logistykę obejmującą więcej niż jeden budynek lub lokalizację, w których prowadzona jest działalność,
• wielodziałowych, w których wymagane jest wizytowanie ich stałych lub tymczasowych oddziałów,
• w których personel posługuje się kilkoma językami (co powoduje konieczność korzystania z tłumacza/tłumaczy lub wyklucza możliwość pracy poszczególnych auditorów niezależnie od siebie),
• które mają duży teren w stosunku do liczby pracowników,
• które mają dużą liczbę przepisów regulujących działalność (np. żywność, leki, lotnictwo, energetyka jądrowa itp.),
• w których systemy obejmują bardzo skomplikowane procesy lub stosunkowo dużą liczbę nietypowych czynności,
• które charakteryzują się występowaniem większej wrażliwości narażonego środowiska w porównaniu z typowymi lokalizacjami w sektorze przemysłu,
• w których aspekty pośrednie wymagają zwiększenia czasu auditu,
• w których występują dodatkowe lub nadzwyczajne aspekty środowiskowe lub inne uwarunkowania określone przepisami w danym sektorze,
• w których występuje lub może wystąpić ryzyko wypadków środowiskowych będące konsekwencją incydentów, wypadków, potencjalnych sytuacji awaryjnych, do których przyczyniła się organizacja,
• w których uwzględnia się opinie stron zainteresowanych.

Suma wszystkich zniżek opisanych w niniejszych zasadach nie może przekraczać 30 % czasu określonego w tabeli 1.