ISO 14001 (EMS)
Aktualności
Warunki certyfikacji w CCJ na zgodność z PN-EN ISO 14001:2015-09 (EMS)
Zgodnie z Komunikatem nr 237 z dnia 09.11.2017 r. Polskiego Centrum Akredytacji (PCA) informujemy, że od 15.03.2018 r. CCJ będzie przeprowadzało audity początkowej certyfikacji, nadzoru i ponownej certyfikacji w odniesieniu do wymagań nowego wydania normy PN-EN ISO 14001:2015-09 w ramach posiadanej akredytacji PCA/IAF.
Jednocześnie przypominamy, że:
- Od 15.09.2015 obowiązuje trzyletni okres przejściowy wdrożenia i certyfikacji wymagań
PN-EN ISO 14001:2015-09. - Z dniem 15.09.2018 r. norma PN-EN ISO 14001:2005 będzie nieważna, a tym samym posiadane przez Państwa certyfikaty stracą ważność i po tym terminie nie będą mogły być wykorzystywane w celach biznesowych oraz marketingowych.
W związku z powyższym wszystkie organizacje ubiegające się o certyfikację systemu zarządzania EMS zachęcamy do składania wniosków na zgodność z nowym wydaniem normy PN-EN ISO 14001:2015-09.
Systemy zarządzania środowiskowego
Norma środowiskowa ISO 14001 daje podstawę do określenia jednolitych i jednoznacznych wymagań służących do redukowania zagrożeń środowiskowych, zarówno w skali państw, społeczności lokalnych poprzez samorządy terytorialne, jak i w organizacjach wytwarzających wyroby. Przeznaczona jest dla wszystkich organizacji, niezależnie od wielkości i rodzaju.
System zarządzania środowiskowego w oparciu o ISO 14001 ma na celu:
- zachować, chronić i poprawiać jakość środowiska naturalnego,
- przyczyniać się do ochrony zdrowia człowieka,
- zapewnić rozważne i racjonalne wykorzystywanie zasobów naturalnych.
W CCJ certyfikacja systemu zarządzania środowiskowego przeprowadzana jest zgodnie z "Zasadami certyfikacji - Informatorem dla klienta", które udostępnione są w zakładce "Certyfikacja - informacje ogólne" oraz na życzenie Klienta w formie papierowej.
Głównymi elementami planowania certyfikacji są:
- Wypełnienie przez organizację wniosku i kwestionariusza oraz ich przegląd przez CCJ, który daje wstępną informację o stopniu wdrożenia systemu zarządzania środowiskowego i jego doskonaleniu,
- Przegląd dokumentacji dostarczonej przez organizację, który umożliwia ocenę zgodności z podstawowymi wymaganiami normy ISO 14001,
- Przeprowadzenie I etapu auditu w organizacji, który umożliwia wykluczenie prawdopodobnych rozbieżności dotyczących oceny dokumentacji, daje kolejną informację o stopniu wdrożenia i doskonalenia systemu zarządzania środowiskowego oraz umożliwia zaplanowanie terminu i przebiegu II etapu auditu,
- Przeprowadzenie II etapu auditu celem potwierdzenia zgodności.
Wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego i uzyskanie certyfikatu na zgodność z normą ISO 14001 przynosi szereg wymiernych korzyści przejawiających się między innymi w:
- ograniczaniu zużycia surowców, wody, energii oraz zmniejszaniu ilości odpadów, ścieków i emisji gazów,
- redukcji opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska,
- minimalizacji wystąpienia awarii środowiskowych,
- redukcji kosztów usuwania potencjalnych zanieczyszczeń,
- przestrzeganiu prawa w zakresie ochrony środowiska,
- zwiększeniu pozycji konkurencyjnej na rynku,
- wzroście świadomości ekologicznej pracowników,
- poprawie wizerunku organizacji z uwagi na kompleksowe podejście do zagadnień środowiskowych świadczące o dobrym zarządzaniu.
Zasady ustalania opłat w procesie certyfikacji, nadzoru i ponownej certyfikacji systemu zarządzania środowiskowego wg ISO 14001 obowiązujące w CCJ.
Klienci zainteresowani certyfikacją systemów zarządzania środowiskowego w CCJ mają możliwość otrzymania oferty cenowej po uprzednim wypełnieniu zapytania ofertowego, pobranego ze strony www.ccj.wat.edu.pl. Po złożeniu wniosku o certyfikację z kompletem dokumentacji przygotowywana jest lub potwierdzana oferta opracowana na podstawie kompletnej informacji o funkcjonującym systemie zarządzania środowiskowego.
Podstawowe zasady ustalania opłat za certyfikację:
Cena netto usługi certyfikacyjnej realizowanej przez CCJ wyliczana jest wg poniższego wzoru:
A = B+ (C x D) + E
gdzie:
- A - cena netto,
- B - opłata stała, określona w aktualnym cenniku CCJ,
- C - czas trwania auditu,
- D - stawka stała za jeden dzień auditu, określona w aktualnym cenniku CCJ,
- E - koszty zakwaterowania, podróży i wyżywienia auditorów.
Podstawą wykorzystywaną do określania wysokości opłat (stałej oraz za audit) jest efektywna liczba personelu.
Opłata stała pobierana jest przed auditem certyfikacyjnym oraz co roku w trakcie ważności certyfikacji, tj.: dwa miesiące przed planowanym auditem w nadzorze oraz sześć miesięcy przed planowanym auditem ponownej certyfikacji.
Zasady ustalania czasu auditu
Zasady ustalania czasu auditu są zgodne z dokumentem IAF MD5. Do określenia czasu auditu, przyjmuje się, że jest to czas poświęcony jest na:
- planowanie auditu,
- przegląd dokumentacji,
- komunikowanie się z personelem klienta,
- przeprowadzenie auditu w obiektach klienta (auditu na miejscu - nie krócej jak 80% ustalonego czasu trwania auditu) w ramach 8 godzin pracy, w tym planowane przerwy,
- opracowanie raportu.
Czas trwania auditu certyfikującego może obejmować techniki auditowania zdalnego (jeżeli jest to możliwe) max do 30 % czasu trwania audit na miejscu.
Podstawą do określenia czasu trwania auditu dla systemu zgodnego z ISO 14001 jest efektywna liczba personelu.
Efektywna liczba personelu jest obliczana z uwzględnieniem następujących czynników:
- liczba personelu zaangażowanego w ramach zakresu certyfikacji,
- pracownicy ujęci częściowo w zakresie certyfikacji,
- forma zatrudnienia: pełny etat, na część etatu, personel niepracujący na stałe (sezonowo, tymczasowo, na umowę o dzieło lub zlecenie),
- praca w systemie zmianowym.
Liczba personelu zatrudnionego na część etatu i pracowników ujętych częściowo w zakresie certyfikacji przeliczna jest na liczbę personelu pełnoetatowego, w zależności od liczby godzin pracy.
W przypadku, gdy znaczna część personelu realizuje działania lub funkcje o powtarzalnym charakterze (np. personel sprzątający, pracownicy ochrony i transportu, handlowcy, konsultanci telefoniczni, pracownicy linii produkcyjnej itd.), dozwolone jest zmniejszenie liczby personelu, w zależności od branży, w której działa certyfikowana organizacja.
Gdy organizacja zatrudnia personel pracujący w systemie zmianowym, czas trwania i harmonogram auditu ustalany jest w sposób pozwalający na przeprowadzenie oceny skutecznego wdrożenia systemu zarządzania, z uwzględnieniem potrzeby auditowania pracy na poszczególnych zmianach. W przypadku, gdy procesy realizowane na poszczególnych zmianach są takie same oraz organizacja wykazała skuteczny nadzór na każdej zmianie, możliwe jest odstąpienie od auditowania II i/lub III zmiany.
W przypadku, gdy organizacja zatrudnia znaczną liczbę tymczasowego personelu niewykwalifikowanego zastępującego zautomatyzowane procesy, możliwe jest zmniejszenie efektywnej liczby personelu.
Czas auditu określa się na podstawie poniższej tabeli 1 z założeniem że zmiana efektywnej liczby personelu jest wartością ciągłą, a nie skokową oraz, że kategoria złożoności będzie korelowała z sektorem działalności przemysłowej do której należy certyfikowana organizacja (patrz tabela 2).
Zależności pomiędzy efektywną liczbą personelu, złożonością i czasem auditu.
Tabela 1
| L.p | Efektywna liczba personelu | Wysoka | Średnia | Niska | Ograniczona |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 1-5 | 3 | 2,5 | 2,5 | 2,5 |
| 2 | 6-10 | 3,5 | 3 | 3 | 3 |
| 3 | 11-15 | 4,5 | 3,5 | 3 | 3 |
| 4 | 16-25 | 5,5 | 4,5 | 3,5 | 3 |
| 5 | 26-45 | 7 | 5,5 | 4 | 3 |
| 6 | 46-65 | 8 | 6 | 4,5 | 3,5 |
| 7 | 66-85 | 9 | 7 | 5 | 3,5 |
| 8 | 86-125 | 11 | 8 | 5,5 | 4 |
| 9 | 126-175 | 12 | 9 | 6 | 4,5 |
| 10 | 176-275 | 13 | 10 | 7 | 5 |
| 11 | 276-425 | 15 | 11 | 8 | 5,5 |
| 12 | 426-625 | 16 | 12 | 9 | 6 |
| 13 | 626-875 | 17 | 13 | 10 | 6,5 |
| 14 | 876-1175 | 19 | 15 | 11 | 7 |
| 15 | 1176-1550 | 20 | 16 | 12 | 7,5 |
| 16 | 1551-2025 | 21 | 17 | 12 | 8 |
| 17 | 2026-2675 | 23 | 18 | 13 | 8,5 |
| 18 | 2676-3450 | 25 | 19 | 14 | 9 |
| 19 | 3451-4350 | 27 | 20 | 15 | 10 |
| 20 | 4351-5450 | 28 | 21 | 16 | 11 |
| 21 | 5451-6800 | 30 | 23 | 17 | 12 |
| 22 | 6801-8500 | 32 | 25 | 19 | 13 |
| 23 | 8501-10700 | 34 | 27 | 20 | 14 |
| 24 | >10700 | Do indywidualnych ustaleń | |||
W tabeli 2 zostały podane powiązania sektorów przemysłu z kategoriami złożoności aspektów środowiskowych.
W kalkulacji EMAS do wyceny EMS doliczamy od 0,5 do 1 osobodnia, w zależności od kategorii złożoności EMS (0,5 - ograniczona i niska, 0,75 - średnia, 1 - wysoka).
Powiązania sektora przemysłu i kategorii złożoności.
Tabela 2
| Kategoria złożoności | Sektor działalności przemysłowej |
|---|---|
| WYSOKA |
|
| ŚREDNIA |
|
| NISKA |
|
| OGRANICZONA |
|
| PRZYPADKI SPECJALNE |
|
Przyjmuje się, że czas auditu w nadzorze (N) wynosi 1/3 auditu certyfikującego (C), auditu ponownej certyfikacji (PC) wynosi 2/3 auditu C.
W czasie nadzoru nad certyfikacją dokonuje się przeglądu czasu trwania planowanych auditów w nadzorze i dla ponownej certyfikacji pod względem jego aktualności. W czasie auditu certyfikującego przeprowadza się audit I etapu. CCJ praktycznie planuje od 0,5 do 2 auditodni, w zależności od wielkości efektywnej liczby personelu oraz liczby certyfikowanych systemów. Czas trwania auditu I etapu nie może być dłuższy niż 50% czasu trwania auditu na miejscu.
Zasady ustalania czasu trwania auditu dla organizacji wielooddziałowej (w tym oddziały tymczasowe).
Organizacja wielooddziałowa rozumiana jest jako organizacja posiadająca zidentyfikowaną siedzibę centralną (nazywaną dalej centralą - lecz niekoniecznie spełniającą rolę głównego zarządu w organizacji), w której są planowane, nadzorowane lub zarządzane określone działania, oraz sieć biur lokalnych lub filii (oddziałów), w których działania te są wykonywane w całości lub częściowo.
Organizacja wielodziałowa może być jedną osobą prawną lub nie, przykłady organizacji wielooddziałowych, to:
- organizacja posiadająca różne lokalizacje stałe lub tymczasowe,
- organizacje działające na zasadzie franczyzy,
- przedsiębiorstwo produkcyjne, które ma sieć biur sprzedaży,
- przedsiębiorstwo usługowe mające wiele oddziałów świadczące podobne usługi,
- przedsiębiorstwo prowadzące działalność w wielu filiach.
Oddział tymczasowy rozumiany jest jako oddział, który został ustanowiony przez organizację w celu wykonywania określonej pracy lub usługi w pewnym okresie czasu, a który nie będzie oddziałem stałym (np. plac budowy).
CCJ stosuje próbkowanie dla organizacji wielooddziałowej z zachowaniem następujących zasad:
- centrala oraz minimum jeden oddział o stałej lokalizacji objęte są jednym systemem zarządzania, w ramach którego organizowany jest wspólny przegląd zarządzania; audity wewnętrzne prowadzone są według spójnego programu, inicjowane są wspólne zmiany w systemie zarządzania i dokumentacji systemowej w ramach doskonalenia, rozpatrywania skarg, itp.
- wszystkie oddziały muszą mieć prawne lub kontraktowe powiązanie z centralą, które określają jej uprawnienia,
- w oddziałach realizowane są tego samego rodzaju procesy, podobnymi metodami i według podobnych procedur,
- próbkowanie musi zapewnić możliwość oceny przebiegu procesów funkcjonujących w organizacji wielooddziałowej, na zasadzie jednego przykładu,
- jeżeli w jednym oddziale stwierdzona jest niezgodność to w pozostałych oddziałach powinna być przeanalizowana taka sama sytuacja i również podjęte działania korygujące i/lub zapobiegawcze. Możliwe jest zwiększenie próbkowania w tych obszarach do czasu upewnienia się, że sytuacja się ustabilizowała,
- jeżeli została stwierdzona niezgodność z wymaganiami normy w jednym oddziale to dotyczy to całej organizacji wielodziałowej i nie można wydać certyfikatu dla całości; nie można po fakcie zapisania niezgodności wyłączać oddziału, w którym tą niezgodność stwierdzono.
Przykładowa minimalna liczba auditowanych oddziałów może wynosić:
- audit certyfikujący- liczba oddziałów / lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów / lokalizacji
y - liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit,
x - ogólna liczba oddziałów/lokalizacji auditowanych,
- audit w nadzorze- liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów/lokalizacji z uwzględnieniem współczynnika 0.6 tj.
- audit ponownej certyfikacji- liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów/lokalizacji z uwzględnieniem współczynnika 0.8 tj.
Czas w każdym oddziale/lokalizacji oblicza się oddzielnie tak, jak dla organizacji jednooddziałowej. Zależnie od zakresu oceny prowadzonej w danym oddziale/lokalizacji, możliwe jest skrócenie, lub wydłużenie czasu trwania auditu. Przyjmuje się zasadę, że wyliczona w ten sposób suma czasu trwania auditów w cyklu 3-letnim w organizacji wielooddziałowej nie może być krótsza od analogicznej sumy wyliczonej jak dla organizacji jednooddziałowej wykonującej ten sam zakres czynności przy uwzględnieniu całkowitego stanu zatrudnionych zaangażowanych w realizację zakresu certyfikacji we wszystkich oddziałach.
W całym procesie certyfikacji i nadzoru CCJ ocenia wszystkie oddziały/lokalizacje organizacji z uwzględnieniem powyższej metodologii. W procesie certyfikacji, nadzoru i ponownej certyfikacji centrala organizacji wielooddziałowej/zlokalizowanej w wielu miejscach zawsze jest poddawana ocenie.
Zasady ustalania liczby auditodni dla organizacji wnioskującej o certyfikację zintegrowanych systemów zarządzania lub organizowania auditu połączonego.
CCJ dla organizacji, które certyfikują system EMS zintegrowany z, np.: QMS, BHP, FSMS, ISMS, AQAP, stosuje następujące zasady:
- podstawą do wyliczania liczby auditodni są efektywne liczby personelu w każdym systemie zarządzania,
- całkowita liczba auditodni systemu zintegrowanego jest sumą liczb auditodni poszczególnych systemów zarzadzania,
- dopuszcza się zmniejszenie liczby auditodni ze względu na stopień zintegrowania systemów zarządzania.
Ponadto w określaniu ostatecznej liczby auditodni uwzględnia się:
- rodzaj systemu zintegrowanego,
- kompetencje zespołu auditującego, pod względem możliwości auditowania systemu zintegrowanego przez członków zespołu auditorów,
- stopień zintegrowania systemu,
- występujące zagrożenia,
- redukcja lub zwiększanie czasu trwania auditu,
- zniżki lub zwyżki wynikające z poniżej przedstawionych przypadków.
W ramach określania czasu trwania auditu mają zastosowanie zniżki lub zwyżki w przypadkach określonych poniżej.
Zniżki mogą dotyczyć organizacji:
- którą CCJ wcześniej już certyfikował,
- które nie są odpowiedzialne za projektowanie lub inne elementy normy,
- w których brak jest lub jest niskie ryzyko związane z wyrobem/procesem technologicznym, nie są branżami krytycznymi,
- posiadających dojrzały system zarządzania lub posiadających doświadczenie w innych systemach zarządzania, uznany przez inną akredytowaną jednostkę certyfikującą (trzecią stronę),
- które działają na bardzo małym terenie w odniesieniu do liczby pracowników (np. tylko kompleks biurowy),
- w których realizowany jest audit wspólny (w przypadkach równoczesnej współpracy z innymi jednostkami certyfikującymi),
- które prowadzą działania o niskiej złożoności, np.:
- działania związane z jedną główną działalnością (np. serwis, montaż zabezpieczeń, produkcja cegieł, itp.),
- w których wysoki procent zatrudnionych wykonuje te same proste zadania,
- identyczne działania na zmianach,
- proste funkcje w realizowanych procesach,
- znaczna część personelu pracuje poza lokalizacją, np.: handlowcy, kierowcy, serwisanci i możliwe jest auditowanie w formie przeglądu zapisów,
- która posiada większą wrażliwość narażonego środowiska w porównaniu z typowymi lokalizacjami w sektorze przemysłu,
- posiada opinie stron zainteresowanych,
- w której zidentyfikowano aspekty pośrednie i wymagają one zwiększenia czasu pracy auditora,
- w której zidentyfikowano dodatkowe lub nadzwyczajne aspekty środowiskowe lub uwarunkowania określone przepisami sektora.
Suma zniżek nie powinna przekraczać 30%.
Zniżka za 100 % zintegrowanie systemu zarządzania z uwzględnieniem pełnej możliwości oceny przez zespół auditorów nie może przekraczać 20% (zniżka jest zmniejszana proporcjonalnie w zależności od stopnia zintegrowania).
Zwyżki mogą dotyczyć organizacji:
- które mają skomplikowaną logistykę obejmującą więcej niż jeden budynek lub lokalizację, w których prowadzona jest działalność,
- wielodziałowych, w których wymagane jest wizytowanie ich stałych lub tymczasowych oddziałów,
- w których personel posługuje się kilkoma językami (co powoduje konieczność korzystania z tłumacza/tłumaczy lub wyklucza możliwość pracy poszczególnych auditorów niezależnie od siebie),
- które mają duży teren w stosunku do liczby pracowników,
- które mają dużą liczbę przepisów regulujących działalność (np. żywność, leki, lotnictwo, energetyka jądrowa itp.),
- w których systemy obejmują bardzo skomplikowane procesy lub stosunkowo dużą liczbę nietypowych czynności,
- które charakteryzują się występowaniem większej wrażliwości narażonego środowiska w porównaniu z typowymi lokalizacjami w sektorze przemysłu,
- w których aspekty pośrednie wymagają zwiększenia czasu auditu,
- w których występują dodatkowe lub nadzwyczajne aspekty środowiskowe lub inne uwarunkowania określone przepisami w danym sektorze,
- w których występuje lub może wystąpić ryzyko wypadków środowiskowych będące konsekwencją incydentów, wypadków, potencjalnych sytuacji awaryjnych, do których przyczyniła się organizacja,
- w których uwzględnia się opinie stron zainteresowanych.
Suma wszystkich zniżek opisanych w niniejszych zasadach nie może przekraczać 30 % czasu określonego w tabeli 1.
