ISO 14001 (EMS)

Zakres akredytacji PCA

Aktualności

Warunki certyfikacji w CCJ na zgodność z PN-EN ISO 14001:2015-09 (EMS)

Zgodnie z Komunikatem nr 237 z dnia 09.11.2017 r. Polskiego Centrum Akredytacji (PCA) informujemy, że od 15.03.2018 r. CCJ będzie przeprowadzało audity początkowej certyfikacji, nadzoru i ponownej certyfikacji w odniesieniu do wymagań nowego wydania normy PN-EN ISO 14001:2015-09 w ramach posiadanej akredytacji PCA/IAF.

Jednocześnie przypominamy, że:

• Od 15.09.2015 obowiązuje trzyletni okres przejściowy wdrożenia i certyfikacji wymagań
  PN-EN ISO 14001:2015-09.
• Z dniem 15.09.2018 r. norma PN-EN ISO 14001:2005 będzie nieważna, a tym samym posiadane przez Państwa certyfikaty stracą ważność i po tym terminie nie będą mogły być wykorzystywane w celach biznesowych oraz marketingowych.

W związku z powyższym wszystkie organizacje ubiegające się o certyfikację systemu zarządzania EMS zachęcamy do składania wniosków na zgodność z nowym wydaniem normy PN-EN ISO 14001:2015-09.

Systemy zarządzania środowiskowego

Norma środowiskowa ISO 14001 daje podstawę do określenia jednolitych i jednoznacznych wymagań służących do redukowania zagrożeń środowiskowych, zarówno w skali państw, społeczności lokalnych poprzez samorządy terytorialne, jak i w organizacjach wytwarzających wyroby. Przeznaczona jest dla wszystkich organizacji, niezależnie od wielkości i rodzaju.

System zarządzania środowiskowego w oparciu o ISO 14001 ma na celu:

• zachować, chronić i poprawiać jakość środowiska naturalnego,
• przyczyniać się do ochrony zdrowia człowieka,
• zapewnić rozważne i racjonalne wykorzystywanie zasobów naturalnych.

W CCJ certyfikacja systemu zarządzania środowiskowego przeprowadzana jest zgodnie z "Zasadami certyfikacji - Informatorem dla klienta", które udostępnione są w zakładce "Certyfikacja - informacje ogólne" oraz na życzenie Klienta w formie papierowej.

Głównymi elementami planowania certyfikacji są:

• Wypełnienie przez organizację wniosku i kwestionariusza oraz ich przegląd przez CCJ, który daje wstępną informację o stopniu wdrożenia systemu zarządzania środowiskowego i jego doskonaleniu,
• Przegląd dokumentacji dostarczonej przez organizację, który umożliwia ocenę zgodności z podstawowymi wymaganiami normy ISO 14001,
• Przeprowadzenie I etapu auditu w organizacji, który umożliwia wykluczenie prawdopodobnych rozbieżności dotyczących oceny dokumentacji, daje kolejną informację o stopniu wdrożenia i doskonalenia systemu zarządzania środowiskowego oraz umożliwia zaplanowanie terminu i przebiegu II etapu auditu,
• Przeprowadzenie II etapu auditu celem potwierdzenia zgodności.
  

Wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego i uzyskanie certyfikatu na zgodność z normą ISO 14001 przynosi szereg wymiernych korzyści przejawiających się między innymi w:

• ograniczaniu zużycia surowców, wody, energii oraz zmniejszaniu ilości odpadów, ścieków i emisji gazów,
• redukcji opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska,
• minimalizacji wystąpienia awarii środowiskowych,
• redukcji kosztów usuwania potencjalnych zanieczyszczeń,
• przestrzeganiu prawa w zakresie ochrony środowiska,
• zwiększeniu pozycji konkurencyjnej na rynku,
• wzroście świadomości ekologicznej pracowników,
• poprawie wizerunku organizacji z uwagi na kompleksowe podejście do zagadnień środowiskowych świadczące o dobrym zarządzaniu.
  

Zasady ustalania opłat w procesie certyfikacji, nadzoru i ponownej certyfikacji systemu zarządzania środowiskowego wg ISO 14001 obowiązujące w CCJ.

Klienci zainteresowani certyfikacją systemów zarządzania środowiskowego w CCJ mają możliwość otrzymania oferty cenowej po uprzednim wypełnieniu zapytania ofertowego, pobranego ze strony www.ccj.wat.edu.pl. Po złożeniu wniosku o certyfikację z kompletem dokumentacji przygotowywana jest lub potwierdzana oferta opracowana na podstawie kompletnej informacji o funkcjonującym systemie zarządzania środowiskowego.

Podstawowe zasady ustalania opłat za certyfikację:

Cena netto usługi certyfikacyjnej realizowanej przez CCJ wyliczana jest wg poniższego wzoru:

A = B+ (C x D) + E

gdzie:

• A - cena netto,
• B - opłata stała, określona w aktualnym cenniku CCJ,
• C - czas trwania auditu,
• D - stawka stała za jeden dzień auditu, określona w aktualnym cenniku CCJ,
• E - koszty zakwaterowania, podróży i wyżywienia auditorów.

Podstawą wykorzystywaną do określania wysokości opłat (stałej oraz za audit) jest efektywna liczba personelu.

Opłata stała pobierana jest przed auditem certyfikacyjnym oraz co roku w trakcie ważności certyfikacji, tj.: dwa miesiące przed planowanym auditem w nadzorze oraz sześć miesięcy przed planowanym auditem ponownej certyfikacji.

Zasady ustalania czasu auditu

Zasady ustalania czasu auditu są zgodne z dokumentem IAF MD5. Do określenia czasu auditu, przyjmuje się, że jest to czas poświęcony jest na:

• planowanie auditu,
• przegląd dokumentacji,
• komunikowanie się z personelem klienta,
• przeprowadzenie auditu w obiektach klienta (auditu na miejscu - nie krócej jak 80% ustalonego czasu trwania auditu) w ramach 8 godzin pracy, w tym planowane przerwy,
• opracowanie raportu.

Czas trwania auditu certyfikującego może obejmować techniki auditowania zdalnego (jeżeli jest to możliwe) max do 30 % czasu trwania audit na miejscu.

Podstawą do określenia czasu trwania auditu dla systemu zgodnego z ISO 14001 jest efektywna liczba personelu.

Efektywna liczba personelu jest obliczana z uwzględnieniem następujących czynników:

• liczba personelu zaangażowanego w ramach zakresu certyfikacji,
• pracownicy ujęci częściowo w zakresie certyfikacji,
• forma zatrudnienia: pełny etat, na część etatu, personel niepracujący na stałe (sezonowo, tymczasowo, na umowę o dzieło lub zlecenie),
• praca w systemie zmianowym.

Czas auditu określa się na podstawie poniższej tabeli 1 z założeniem że zmiana efektywnej liczby personelu jest wartością ciągłą, a nie skokową oraz, że kategoria złożoności będzie korelowała z sektorem działalności przemysłowej do której należy certyfikowana organizacja (patrz tabela 2).

Zależności pomiędzy efektywną liczbą personelu, złożonością i czasem auditu.

Tabela 1

W tabeli 2 zostały podane powiązania sektorów przemysłu z kategoriami złożoności aspektów środowiskowych.
W kalkulacji EMAS do wyceny EMS doliczamy od 0,5 do 1 osobodnia, w zależności od kategorii złożoności EMS (0,5 - ograniczona i niska, 0,75 - średnia, 1 - wysoka).

Powiązania sektora przemysłu i kategorii złożoności.

Tabela 2

Przyjmuje się, że czas auditu w nadzorze (N) wynosi 1/3 auditu certyfikującego (C), auditu ponownej certyfikacji (PC) wynosi 2/3 auditu C.

W czasie nadzoru nad certyfikacją dokonuje się przeglądu czasu trwania planowanych auditów w nadzorze i dla ponownej certyfikacji pod względem jego aktualności. W czasie auditu certyfikującego przeprowadza się audit I etapu. CCJ praktycznie planuje od 0,5 do 2 auditodni, w zależności od wielkości efektywnej liczby personelu oraz liczby certyfikowanych systemów. Czas trwania auditu I etapu nie może być dłuższy niż 50% czasu trwania auditu na miejscu.

Zasady ustalania czasu trwania auditu dla organizacji wielooddziałowej (w tym oddziały tymczasowe).

Organizacja wielooddziałowa rozumiana jest jako organizacja posiadająca zidentyfikowaną siedzibę centralną (nazywaną dalej centralą - lecz niekoniecznie spełniającą rolę głównego zarządu w organizacji), w której są planowane, nadzorowane lub zarządzane określone działania, oraz sieć biur lokalnych lub filii (oddziałów), w których działania te są wykonywane w całości lub częściowo.

Organizacja wielodziałowa może być jedną osobą prawną lub nie, przykłady organizacji wielooddziałowych, to:

• organizacja posiadająca różne lokalizacje stałe lub tymczasowe,
• organizacje działające na zasadzie franczyzy,
• przedsiębiorstwo produkcyjne, które ma sieć biur sprzedaży,
• przedsiębiorstwo usługowe mające wiele oddziałów świadczące podobne usługi,
• przedsiębiorstwo prowadzące działalność w wielu filiach.

Oddział tymczasowy rozumiany jest jako oddział, który został ustanowiony przez organizację w celu wykonywania określonej pracy lub usługi w pewnym okresie czasu, a który nie będzie oddziałem stałym (np. plac budowy).

CCJ stosuje próbkowanie dla organizacji wielooddziałowej z zachowaniem następujących zasad:

• centrala oraz minimum jeden oddział o stałej lokalizacji objęte są jednym systemem zarządzania, w ramach którego organizowany jest wspólny przegląd zarządzania; audity wewnętrzne prowadzone są według spójnego programu, inicjowane są wspólne zmiany w systemie zarządzania i dokumentacji systemowej w ramach doskonalenia, rozpatrywania skarg, itp.
• wszystkie oddziały muszą mieć prawne lub kontraktowe powiązanie z centralą, które określają jej uprawnienia,
• w oddziałach realizowane są tego samego rodzaju procesy, podobnymi metodami i według podobnych procedur,
• próbkowanie musi zapewnić możliwość oceny przebiegu procesów funkcjonujących w organizacji wielooddziałowej, na zasadzie jednego przykładu,
• jeżeli w jednym oddziale stwierdzona jest niezgodność to w pozostałych oddziałach powinna być przeanalizowana taka sama sytuacja i również podjęte działania korygujące i/lub zapobiegawcze. Możliwe jest zwiększenie próbkowania w tych obszarach do czasu upewnienia się, że sytuacja się ustabilizowała,
• jeżeli została stwierdzona niezgodność z wymaganiami normy w jednym oddziale to dotyczy to całej organizacji wielodziałowej i nie można wydać certyfikatu dla całości; nie można po fakcie zapisania niezgodności wyłączać oddziału, w którym tą niezgodność stwierdzono.

Przykładowa minimalna liczba auditowanych oddziałów może wynosić:

• audit certyfikujący- liczba oddziałów / lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów / lokalizacji
  
  
  
  y - liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit,
  x - ogólna liczba oddziałów/lokalizacji auditowanych,

• audit w nadzorze- liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów/lokalizacji z uwzględnieniem współczynnika 0.6 tj.
  
  
  
  
• audit ponownej certyfikacji- liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów/lokalizacji z uwzględnieniem współczynnika 0.8 tj.
  
  
  
  

Czas w każdym oddziale/lokalizacji oblicza się oddzielnie tak, jak dla organizacji jednooddziałowej. Zależnie od zakresu oceny prowadzonej w danym oddziale/lokalizacji, możliwe jest skrócenie, lub wydłużenie czasu trwania auditu. Przyjmuje się zasadę, że wyliczona w ten sposób suma czasu trwania auditów w cyklu 3-letnim w organizacji wielooddziałowej nie może być krótsza od analogicznej sumy wyliczonej jak dla organizacji jednooddziałowej wykonującej ten sam zakres czynności przy uwzględnieniu całkowitego stanu zatrudnionych zaangażowanych w realizację zakresu certyfikacji we wszystkich oddziałach.

W całym procesie certyfikacji i nadzoru CCJ ocenia wszystkie oddziały/lokalizacje organizacji z uwzględnieniem powyższej metodologii. W procesie certyfikacji, nadzoru i ponownej certyfikacji centrala organizacji wielooddziałowej/zlokalizowanej w wielu miejscach zawsze jest poddawana ocenie.

Zasady ustalania liczby auditodni dla organizacji wnioskującej o certyfikację zintegrowanych systemów zarządzania lub organizowania auditu połączonego.

CCJ dla organizacji, które certyfikują system EMS zintegrowany z, np.: QMS, BHP, FSMS, ISMS, AQAP, stosuje następujące zasady:

• podstawą do wyliczania liczby auditodni są efektywne liczby personelu w każdym systemie zarządzania,
• całkowita liczba auditodni systemu zintegrowanego jest sumą liczb auditodni poszczególnych systemów zarzadzania,
• dopuszcza się zmniejszenie liczby auditodni ze względu na stopień zintegrowania systemów zarządzania.
  

Ponadto w określaniu ostatecznej liczby auditodni uwzględnia się:

• rodzaj systemu zintegrowanego,
• kompetencje zespołu auditującego, pod względem możliwości auditowania systemu zintegrowanego przez członków zespołu auditorów,
• stopień zintegrowania systemu,
• występujące zagrożenia,
• redukcja lub zwiększanie czasu trwania auditu,
• zniżki lub zwyżki wynikające z poniżej przedstawionych przypadków.
  

W ramach określania czasu trwania auditu mają zastosowanie zniżki lub zwyżki w przypadkach określonych poniżej.

Zniżki mogą dotyczyć organizacji:

• którą CCJ wcześniej już certyfikował,
• które nie są odpowiedzialne za projektowanie lub inne elementy normy,
• w których brak jest lub jest niskie ryzyko związane z wyrobem/procesem technologicznym, nie są branżami krytycznymi,
• posiadających dojrzały system zarządzania lub posiadających doświadczenie w innych systemach zarządzania, uznany przez inną akredytowaną jednostkę certyfikującą (trzecią stronę),
• które działają na bardzo małym terenie w odniesieniu do liczby pracowników (np. tylko kompleks biurowy),
• w których realizowany jest audit wspólny (w przypadkach równoczesnej współpracy z innymi jednostkami certyfikującymi),
• które prowadzą działania o niskiej złożoności, np.:
  • działania związane z jedną główną działalnością (np. serwis, montaż zabezpieczeń, produkcja cegieł, itp.),
  • w których wysoki procent zatrudnionych wykonuje te same proste zadania,
  • identyczne działania na zmianach,
  • proste funkcje w realizowanych procesach,
  • znaczna część personelu pracuje poza lokalizacją, np.: handlowcy, kierowcy, serwisanci i możliwe jest auditowanie w formie przeglądu zapisów,
  • która posiada większą wrażliwość narażonego środowiska w porównaniu z typowymi lokalizacjami w sektorze przemysłu,
  • posiada opinie stron zainteresowanych,
  • w której zidentyfikowano aspekty pośrednie i wymagają one zwiększenia czasu pracy auditora,
  • w której zidentyfikowano dodatkowe lub nadzwyczajne aspekty środowiskowe lub uwarunkowania określone przepisami sektora.

Suma zniżek nie powinna przekraczać 30%.

Zniżka za 100 % zintegrowanie systemu zarządzania z uwzględnieniem pełnej możliwości oceny przez zespół auditorów nie może przekraczać 20% (zniżka jest zmniejszana proporcjonalnie w zależności od stopnia zintegrowania).

Zwyżki mogą dotyczyć organizacji:

• które mają skomplikowaną logistykę obejmującą więcej niż jeden budynek lub lokalizację, w których prowadzona jest działalność,
• wielodziałowych, w których wymagane jest wizytowanie ich stałych lub tymczasowych oddziałów,
• w których personel posługuje się kilkoma językami (co powoduje konieczność korzystania z tłumacza/tłumaczy lub wyklucza możliwość pracy poszczególnych auditorów niezależnie od siebie),
• które mają duży teren w stosunku do liczby pracowników,
• które mają dużą liczbę przepisów regulujących działalność (np. żywność, leki, lotnictwo, energetyka jądrowa itp.),
• w których systemy obejmują bardzo skomplikowane procesy lub stosunkowo dużą liczbę nietypowych czynności,
• które charakteryzują się występowaniem większej wrażliwości narażonego środowiska w porównaniu z typowymi lokalizacjami w sektorze przemysłu,
• w których aspekty pośrednie wymagają zwiększenia czasu auditu,
• w których występują dodatkowe lub nadzwyczajne aspekty środowiskowe lub inne uwarunkowania określone przepisami w danym sektorze,
• w których występuje lub może wystąpić ryzyko wypadków środowiskowych będące konsekwencją incydentów, wypadków, potencjalnych sytuacji awaryjnych, do których przyczyniła się organizacja,
• w których uwzględnia się opinie stron zainteresowanych.

Suma wszystkich zniżek opisanych w niniejszych zasadach nie może przekraczać 30 % czasu określonego w tabeli 1.