BHP/OHSAS/OHS
Aktualności
Szanowni Państwo,
w związku z opublikowaniem nowej normy PN-ISO 45001:2018-06 (OHS), uprzejmie informujemy, że od dnia 12.03.2018 r. rozpoczął się 3-letni okres przejściowy z wcześniejszych systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy na zgodność z wymaganiami PN-N 18001:2004 (BHP) oraz BS OHSAS 18001:2007 (OHSAS) na nowe wymagania normy PN-ISO 45001:2018-06 (OHS).
Z dniem 12.03.2021 r. certyfikaty wydane na zgodność z wymaganiami norm PN-N 18001:2004 (BHP) oraz BS OHSAS 18001:2007 (OHSAS) stracą ważność.
Zachęcamy Państwa do składania wniosków o certyfikację na nową normę PN-ISO 45001:2018-06.
Norma ISO 45001:2018 opublikowana
Norma ISO 45001:2018 została wydana w dniu 12 marca 2018 roku. Jest to norma dotycząca systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Jest pierwszą normą międzynarodową w tym zakresie.
ISO 45001:2018 opracowana została z uwzględnieniem wytycznych Międzynarodowej Organizacji Pracy oraz wymagań krajowych, z szerokimi uzgodnieniami międzynarodowymi. Norma zbudowana jest w strukturze wysokiego poziomu, ma więc układ analogiczny do opublikowanych wcześniej norm dotyczących m.in. systemu zarządzania jakością i systemu zarządzania środowiskowego. Ułatwia to włączanie systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy do zintegrowanego systemu zarządzania organizacją.
Charakterystyka ISO 45001
ISO 45001:2018 określa wymagania dotyczące systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy i podaje wskazówki dotyczące jego stosowania, aby umożliwić organizacjom zaplanowanie bezpiecznych miejsc pracy, zapobiegając urazom i wypadkom, a także poprzez proaktywną poprawę warunków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
ISO 45001:2018 ma zastosowanie do każdej organizacji, która chce ustanowić, wdrożyć, utrzymywać i doskonalić system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy w celu poprawy bezpieczeństwa pracy, eliminowania lub minimalizowania zagrożeń BHP, wykorzystywania szans BHP i zarządzania niezgodnościami systemu BHP.
Zachęcamy Państwa do składnia wniosków o certyfikację, ponieważ norma ta jest spójna z innymi normami ISO (np. ISO 9001:2015, ISO 14001:2015), dzięki czemu integracja systemu zarządzania BHP w firmach, które mają wdrożone również inne systemy zarządzania, będzie łatwiejsza.
Okres przejściowy dla normy ISO 45001:2018
Uprzejmie informujemy, że od dnia publikacji rozpoczyna się 3 letni okres przejściowy z wcześniejszych systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy na zgodność z wymaganiami PN-N 18001:2004 i BS OHSAS 18001:2007.
Zgodnie z zasadami, po ukazaniu się normy wyższej rangi (międzynarodowej) normy krajowe ulegają wycofaniu.
Informacje dodatkowe
Organ Techniczny KT 276, Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy wprowadza normę ISO 45001:2018, która zastąpi normy: PN-N 18004:2001, PN-N 18011:2006, PN-N 18001:2004 (źródło: strona internetowa PKN)
Na dzień dzisiejszy normę można zakupić w języku angielskim na stronie Polskiego Komitetu Normalizacyjnego (PKN): PN-ISO 45001:2018-06 - wersja angielska
System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy według wymagań normy PN-N 18001(BHP) i według wymagań normy BS OHSAS 18001 (OHSAS)
Istotą Systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy jest zarządzanie działaniami na rzecz poprawy bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników oraz osób trzecich znajdujących się na terenie przedsiębiorstwa. System skupia się na wykrywaniu ewentualnych przyczyn wypadków i ich eliminowaniu, zanim doprowadzą one do niepożądanych zdarzeń, jak również na wypracowaniu sposobów skutecznego reagowania na sytuacje już zaistniałe, związane z wystąpieniem wypadków i awarii oraz zapobieganiu chorobom zawodowym.
Różnice pomiędzy BS OHSAS 18001 a PN-N 18001 są niewielkie i dotyczą głównie podejścia do kwestii osób trzecich znajdujących się na terenie przedsiębiorstwa oraz oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy.
Konstrukcja standardu BS OHSAS 18001 lub normy PN-N 18001, podobnie jak norm ISO 9001 i ISO 14001 oparta jest na koncepcji ciągłego doskonalenia i umożliwia zastosowanie we wszystkich przedsiębiorstwach, niezależnie od ich wielkości czy też rodzaju prowadzonej działalności, w których pracownicy narażeni są na jakiekolwiek zagrożenia dla zdrowia lub życia.
Wymagania zawarte w tych dokumentach umożliwiają organizacji odpowiednie do potrzeb sformułowanie polityki i celów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz skuteczne realizowanie tej polityki przez osiąganie przyjętych celów. Norma PN-N-18001 oraz BS OHSAS 18001 stanowią podstawę do certyfikacji systemu zarządzania organizacją w zakresie dotyczącym bezpieczeństwa i higieny pracy, podobnie jak ISO 9001 w zakresie zarządzania jakością i ISO 14001 w zakresie zarządzania środowiskowego.
Norma PN-N-18001 jest zbieżna z postanowieniami dokumentu Międzynarodowej Organizacji pt. "Guidelines on occupational safety and health management systems" (ILO-OSH 2001). Normy PN-N-18001, PN-N-18002 oraz PN-N-18004 pełnią rolę wytycznych krajowych dotyczących dobrowolnego stosowania i wdrażania systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wszystkie te normy stanowią transpozycję postanowień dokumentu ILO-OSH 2001 z uwzględnieniem polskiego prawa, warunków i praktyki.
Certyfikacja na zgodność z PN-N-18001 lub BS OHSAS 18001 potwierdza, że przedsiębiorstwo działa skutecznie i odpowiedzialnie w zakresie ochrony życia i zdrowia pracowników.
Historia
W 1996 r. Brytyjski Instytut Normalizacyjny mając na uwadze zagadnienia dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy opracował normę BS 8800 w zakresie zarządzania ochroną zdrowia i bezpieczeństwem pracy. Zawarte w niej wskazówki określają sposoby jak skutecznie zapobiegać występowaniu okoliczności, które mogą spowodować utratę zdrowia lub życia pracownika, a także jak przeciwdziałać powstawaniu chorób zawodowych.
Pod wpływem zapotrzebowania na rynku opracowano międzynarodowe normy OHSAS serii18000 dla systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Norma OHSAS 18001 pojawiła się po raz pierwszy w kwietniu 1999 roku.
Do norm tych należą:
- BS OHSAS - 18001 - System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy - Specyfikacja.
- BS OHSAS - 18002 - System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy - Wytyczne do oceny ryzyka zawodowego.
- BS OHSAS - 18004 - System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy - Wytyczne wdrażania.
Na bazie standardu OHSAS 18001 powstała w 1999 roku polska norma PN-N 18001, która została znowelizowana w roku 2004:
- PN-N-18001 - System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy - Specyfikacja.
oraz
- PN-N-18002 - System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy - Wytyczne do oceny ryzyka zawodowego.
- PN-N-18004 - System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy - Wytyczne wdrażania.
Korzyści z wprowadzenia systemu zarządzania wg PN-N-18001 lub BS OHSAS 18001
- duże ułatwienie zarządzania organizacją, szczególnie w zakresie spełnienia wymagań prawnych i innych,
- identyfikacja zagrożeń dla bezpieczeństwa pracowników i szybkie przeciw działanie tym zagrożeniom, szczególnie w zmieniających się warunkach i asortymencie produkcji lub usług,
- angażowanie wszystkich pracowników w zapewnienie bezpiecznej pracy,
- ograniczenie kosztów związanych z wypadkami,
- zmniejszenie absencji chorobowej,
- wzrost zaufania pracowników do organizacji i identyfikowanie się z organizacją,
- poprawa warunków pracy i przez to wzrost wydajności pracy,
- zmniejszenie kosztów pracy, a przez to korzystny wpływ na wyniki ekonomiczne organizacji,
- wzrost zaufania klientów, firm ubezpieczeniowych i państwowych organów kontrolnych,
- łatwiejsze uzyskiwanie dotacji na inwestycje modernizacyjne,
- stworzenie pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa na rynku,
- zmniejszenie ryzyka wystąpienia wypadków przy pracy i chorób zawodowych,
- zmniejszenie ilości wizyt PIP i służb bezpieczeństwa i higieny pracy,
- łatwiejsze pozyskiwanie pracowników dzięki renomie przedsiębiorstwa skutecznie dbającego o zdrowie swoich pracowników,
- podniesienie świadomości pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ogólne wymagania
Podstawą zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy w organizacjach jest stworzenie bezpiecznych warunków pracy, które muszą być ukształtowane według określonych zasad. System ten jest częścią całego systemu zarządzania organizacją, który obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, odpowiedzialności osób, zasady postępowania, procedury, procesy i zasoby potrzebne do opracowania, wdrażania, realizowania, przeglądów, oraz utrzymania określonej polityki dotyczącej bezpieczeństwa i higieny pracy. Jest to jednocześnie podstawowy element gwarantujący określony poziom związany z kontrolą nad zagrożeniami związanymi z działalnością przedsiębiorstwa.
Podstawowymi elementami budowy systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy są m.in.:
- Określenie polityki dotyczącej bezpieczeństwa i higieny pracy.
- Zaplanowanie systemu zarządzania bezpieczeństwa i higieny pracy, poprzez:
- określenie kryteriów oceny ryzyka,
- określenie wymagań prawnych,
- sformułowanie celów i procedur umożliwiających realizację celów.
- Wdrażanie i funkcjonowanie systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, poprzez:
- określenie struktur i odpowiedzialności osób,
- przeszkolenie pracowników,
- opracowanie oraz nadzorowanie określonej dokumentacji,
- plany reagowania w przypadku awarii lub wypadków przy pracy.
- Nadzór nad systemem oraz możliwość wprowadzenia działań korygujących i zapobiegawczych, a także działań umożliwiających ocenę skuteczności funkcjonującego systemu poprzez:
- monitorowanie,
- auditowanie,
- przeglądy zarządzania.
Klienci zainteresowani certyfikacją systemów zarządzania w CCJ mają możliwość otrzymania oferty cenowej po uprzednim wypełnieniu zapytania ofertowego, pobranego ze strony www.ccj.wat.edu.pl. Po złożeniu wniosku o certyfikację z kompletem dokumentacji przygotowywana jest lub potwierdzana oferta opracowana na podstawie kompletnej informacji o funkcjonującym systemie zarządzania.
Podstawowe informacje o formalnych wymaganiach i etapach realizacji procesu certyfikacji dostępne są na stronie internetowej, w zakładce informacje ogólne, w dokumencie "Zasady certyfikacji - Informator dla klienta" oraz na życzenie Klienta w formie papierowej.
Certyfikacja w CCJ jest zaplanowana w ten sposób, aby przed auditem na miejscu w organizacji można było uzyskać jak największe zaufanie, że organizacja spełnia wymagania normy PN-N 18001 i/lub BS OHSAS 18001.
Głównymi elementami planowania certyfikacji są:
- Wypełnienie przez organizację wniosku i kwestionariusza oraz ich przegląd przez CCJ, który daje wstępną informację o stopniu wdrożenia systemu zarządzania bhp i jego doskonaleniu,
- Przegląd dokumentacji dostarczonej przez organizację, który umożliwia ocenę zgodności z podstawowymi wymaganiami normy PN-N 18001 i/lub BS OHSAS 18001,
- Przeprowadzenie I etapu auditu w organizacji, który umożliwia wykluczenie prawdopodobnych rozbieżności dotyczących oceny dokumentacji, daje kolejną informację o stopniu wdrożenia i doskonalenia systemu zarządzania bhp oraz umożliwia zaplanowanie terminu i przebiegu II etapu auditu,
- Przeprowadzenie II etapu auditu celem potwierdzenia zgodności.
Zasady ustalania opłat w procesie certyfikacji, nadzoru i ponownej certyfikacji systemu zarządzania wg PN-N 18001 (BHP) i BS OHSAS 18001 obowiązujące w CCJ
Klienci zainteresowani certyfikacją systemów zarządzania w CCJ mają możliwość otrzymania oferty cenowej po uprzednim wypełnieniu zapytania ofertowego, pobranego ze strony www.ccj.wat.edu.pl. Po złożeniu wniosku o certyfikację z kompletem dokumentacji przygotowywana jest lub potwierdzana oferta opracowana na podstawie kompletnej informacji o funkcjonującym systemie zarządzania bhp.
Podstawowe zasady ustalania opłat za certyfikację:
Cena netto usługi certyfikacyjnej realizowanej przez CCJ wyliczana jest wg poniższego wzoru:
A = B + (C x D) + E
gdzie:
- A - cena netto,
- B - opłata stała, określona w aktualnym cenniku CCJ,
- C - czas trwania auditu,
- D - stawka stała za jeden dzień auditu, określona w aktualnym cenniku CCJ,
- E - koszty zakwaterowania, podróży i wyżywienia auditorów.
Podstawą wykorzystywaną do określania wysokości opłat (stałej oraz za audit) jest efektywna liczba personelu, którą określa CCJ na podstawie informacji uzyskanych od organizacji.
Na efektywną liczbę personelu składają się wszyscy pracownicy.
Efektywna liczba personelu jest obliczana z uwzględnieniem następujących czynników:
- liczba personelu zaangażowanego w ramach zakresu certyfikacji,
- pracownicy ujęci częściowo w zakresie certyfikacji,
- forma zatrudnienia: pełny etat, na część etatu, personel niepracujący na stałe (sezonowo, tymczasowo, na umowę o dzieło lub zlecenie),
- praca w systemie zmianowym,
- personel wykonawców/podwykonawców ujęty w zakresie certyfikacji, będący pod kontrolą lub wpływem organizacji i mogący wpływać na funkcjonowanie SZBHP organizacji.
Opłata stała pobierana jest przed auditem certyfikacyjnym oraz co roku w trakcie ważności certyfikacji, tj.: dwa miesiące przed planowanym auditem w nadzorze oraz trzy miesiące przed planowanym auditem ponownej certyfikacji.
Zasady ustalania czasu trwania auditu
Zasady ustalania czasu trwania auditu są zgodne z dokumentem IAF MD5. Do określenia czasu trwania auditu, przyjmuje się, że jest to czas poświęcony jest na:
- planowanie auditu,
- przegląd dokumentacji,
- komunikowanie się z personelem klienta,
- przeprowadzenie auditu w obiektach klienta (auditu na miejscu) w ramach 8 godzin pracy, w tym planowane przerwy (nie krócej jak 80% ustalonego czasu trwania auditu),
- pisanie raportu.
Czas trwania auditu certyfikującego może obejmować techniki auditowania zdalnego (jeżeli jest to możliwe) max do 30% czasu trwania audit na miejscu.
Czas trwania auditu określa się na podstawie poniższej tabeli z założeniem, że zmiana efektywnej liczby personelu jest wartością ciągłą, a nie skokową oraz kategoria złożoności ryzyka dla BHP będzie korelowała z sektorem działalności gospodarczej do której należy certyfikowana organizacja (patrz tabela 2).
(tabela 1)
| (tylko audit początkowej certyfikacji – Etap 1. + Etap 2.) | |||||
| L.p | Efektywna liczba personelu | Czas auditu Etap 1.+ Etap 2. (liczba dni) | |||
| Wysoka | Średnia | Niska | |||
| 1 | 1-5 | 3 | 2,5 | 2,5 | |
| 2 | 6-10 | 3,5 | 3 | 3 | |
| 3 | 11-15 | 4,5 | 3,5 | 3 | |
| 4 | 16-25 | 5,5 | 4,5 | 3,5 | |
| 5 | 26-45 | 7 | 5,5 | 4 | |
| 6 | 46-65 | 8 | 6 | 4,5 | |
| 7 | 66-85 | 9 | 7 | 5 | |
| 8 | 86-125 | 11 | 8 | 5,5 | |
| 9 | 126-175 | 12 | 9 | 6 | |
| 10 | 176-275 | 13 | 10 | 7 | |
| 11 | 276-425 | 15 | 11 | 8 | |
| 12 | 426-625 | 16 | 12 | 9 | |
| 13 | 626-875 | 17 | 13 | 10 | |
| 14 | 876-1175 | 19 | 15 | 11 | |
| 15 | 1176-1550 | 20 | 16 | 12 | |
| 16 | 1551-2025 | 21 | 17 | 12 | |
| 17 | 2026-2675 | 23 | 18 | 13 | |
| 18 | 2676-3450 | 25 | 19 | 14 | |
| 19 | 3451-4350 | 27 | 20 | 15 | |
| 20 | 4351-5450 | 28 | 21 | 16 | |
| 21 | 5451-6800 | 30 | 23 | 17 | |
| 22 | 6801-8500 | 32 | 25 | 19 | |
| 23 | 8501-10700 | 34 | 27 | 20 | |
| 24 | >10700 | Zgodnie z powyższą zasadą | |||
W zależności od poziomu ryzyka dopuszcza się zwiększenie lub zmniejszenie czasu trwania auditu do 30 %.
W kalkulacji OHSAS doliczamy 10% do czasu trwania auditu BHP ze względu na różnice pomiędzy wymaganiami norm PN-N 18001 (BHP) a BS OHSAS 18001 (OHSAS).
Dla auditów przejścia, które są przeprowadzane w połączeniu z planowanym nadzorem i/lub ponowną certyfikacją z wymagań BS OHSAS - dodajemy minimum 1 auditodzień na ocenę wymagań wynikających z ISO 45001:2018 (OHS).
Powiązania sektora działalności gospodarczej i kategorii złożoności ryzyka dla BHP
Czas auditu uzależniony jest od trzech podstawowych kategorii złożoności uzależnionych od charakteru, liczby i wagi ryzyk dla BHP.
(tabela 2)
| Kategoria złożoności ryzyka dla BHP | Sektor działalności gospodarczej |
| Wysoka |
|
| Średnia |
|
| Niska |
|
Przyjmuje się, że czas auditu w nadzorze (N) wynosi 1/3 auditu certyfikującego (C), auditu ponownej certyfikacji (PC) wynosi 2/3 auditu C.
W czasie nadzoru nad certyfikacją dokonuje się przeglądu czasu trwania planowanych auditów w nadzorze i dla ponownej certyfikacji pod względem jego aktualności.
W czasie auditu certyfikującego przeprowadza się audit I etapu. CCJ praktycznie planuje od 0,5 do 2 auditodni, w zależności od wielkości efektywnej liczby personelu oraz liczby certyfikowanych systemów. Czas trwania auditu I etapu nie może być dłuższy niż 50% czasu trwania auditu na miejscu.
Zasady ustalania czasu trwania auditu dla organizacji wielooddziałowej
Organizacja wielooddziałowa rozumiana jest jako organizacja objęta pojedynczym systemem zarządzania (może dotyczyć kilku norm systemów zarządzania), posiadająca zidentyfikowaną siedzibę centralną (nazywaną dalej centralą - lecz niekoniecznie spełniającą rolę głównego zarządu w organizacji), w której są planowane, nadzorowane lub zarządzane określone działania oraz sieć biur lokalnych lub filii (oddziałów stałych, tymczasowych, wirtualnych), w których działania te są wykonywane w całości lub częściowo.
Przykłady organizacji wielooddziałowych:
- organizacja posiadająca różne lokalizacje stałe, tymczasowe, wirtualne,
- organizacje działające na zasadzie franczyzy,
- przedsiębiorstwo produkcyjne, które ma sieć biur sprzedaży,
- przedsiębiorstwo usługowe mające wiele oddziałów świadczące podobne usługi,
- przedsiębiorstwo prowadzące działalność w wielu filiach.
Oddział stały rozumiany jest jako oddział, w którym organizacja wykonuje prace lub z którego świadczy usługi w sposób ciągły.
Oddział tymczasowy rozumiany jest jako oddział, który został ustanowiony przez organizację w celu wykonywania określonej pracy lub świadczenia usługi w pewnym okresie czasu, a który nie będzie oddziałem stałym (np. plac budowy).
Oddział wirtualny rozumiany jest jako oddział, w której organizacja wykonuje prace lub świadczy usługi korzystając z dostępów sieciowych umożliwiających realizację procesów przez osoby z różnych fizycznych lokalizacji.
Zasady próbkowania – CCJ stosuje próbkowanie dla organizacji wielooddziałowej jeżeli:
- organizacja posiada pojedynczy system zarządzania, ze zidentyfikowaną funkcją centralną odpowiedzialną za dany system i sprawującą nad nim nadzór, w ramach którego organizowany jest wspólny przegląd zarządzania, audity wewnętrzne prowadzone są według spójnego programu we wszystkich oddziałach, inicjowane są wspólne zmiany w systemie zarządzania i dokumentacji systemowej w ramach doskonalenia, rozpatrywania skarg, oceny działań korygujących, itp.,
- organizacja nie musi być jedną osobą prawną, lecz wszystkie oddziały powinny mieć prawne lub kontraktowe powiązanie z funkcją centralą organizacji oraz powinny być objęte pojedynczym systemem zarządzania, ustanowionym, wprowadzonym i poddanym stałemu nadzorowi i auditom wewnętrznym prowadzonym przez funkcję centralną,
- każdy z oddziałów może realizować w całości lub częściowo procesy/działania objęte zakresem systemu zarządzania,
- w oddziałach realizowane są bardzo podobne procesy/działania mieszczące się w zakresie organizacji, podobnymi metodami i według podobnych procedur,
- próbkowanie musi zapewnić możliwość oceny przebiegu procesów funkcjonujących w organizacji wielooddziałowej, na zasadzie jednego przykładu,
- w jednym oddziale stwierdzona jest niezgodność to w pozostałych oddziałach powinna być przeanalizowana taka sama sytuacja i również podjęte działania korygujące i/lub zapobiegawcze. Możliwe jest zwiększenie próbkowania w tych obszarach do czasu upewnienia się, że sytuacja się ustabilizowała,
- została stwierdzona niezgodność z wymaganiami normy w jednym oddziale to dotyczy to całej organizacji wielodziałowej i należy odmówić certyfikacji całej organizacji wielooddziałowej do czasu przeprowadzenia zadowalających działań korygujących; nie można po fakcie zapisania niezgodności wyłączać oddziału, w którym tą niezgodność stwierdzono z procesu certyfikacji.
Zasady ograniczania próbkowania – CCJ nie stosuje próbkowania lub stosuje je w ograniczonym zakresie w następujących przypadkach:
- tam, gdzie wymaganiem normy jest audytowanie zmieniających się czynników lokalnych lub mają zastosowanie wymagania specjalnych programów, które są nadrzędne (np. lotnictwo),
- tam gdzie wymagania innych norm na to nie pozwalają (np. ISO 22000),
- w sektorach krytycznych, w przypadku gdy procesy te nie są podobne,
- podobne procesy realizowane są na różnym poziomie technologicznym i/lub organizacyjnym,
- w bardzo dużych oddziałach, w których próbkowanie ograniczane jest tylko do części procesów.
W przypadku stwierdzenia braku możliwości próbkowania całej organizacji lub w zakresie sektora i/lub normy odniesienia, oceniane są wszystkie oddziały w czasie audytów początkowej i ponownej certyfikacji, a przy audytach w nadzorze 30 % oddziałów, po zaokrągleniu w górę do liczby całkowitej. Program auditów powinien obejmować ocenę wszystkich procesów z zakresu certyfikacji w całym cyklu.
Zasady określania wielkości próbki - liczby auditowanych oddziałów/lokalizacji:
- audit certyfikacji początkowej - liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów/lokalizacji, po zaokrągleniu w górę do najbliższej liczby całkowitej.
y - liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit
x - ogólna liczba oddziałów/lokalizacji auditowanych
- audit w nadzorze - liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów/lokalizacji z uwzględnieniem współczynnika 0,6, po zaokrągleniu w górę do najbliższej liczby całkowitej.
- audit ponownej certyfikacji- liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów/lokalizacji z uwzględnieniem współczynnika 0,8, po zaokrągleniu w górę do najbliższej liczby całkowitej.
Czas w każdym oddziale/lokalizacji oblicza się oddzielnie tak, jak dla organizacji jednooddziałowej. Zależnie od zakresu oceny prowadzonej w danym oddziale/lokalizacji, możliwe jest skrócenie, lub wydłużenie czasu trwania auditu. Przyjmuje się zasadę, że wyliczona w ten sposób suma czasu trwania auditów w cyklu 3-letnim w organizacji wielooddziałowej nie może być krótsza od analogicznej sumy wyliczonej jak dla organizacji jednooddziałowej wykonującej ten sam zakres czynności przy uwzględnieniu całkowitego stanu zatrudnionych zaangażowanych w realizację zakresu certyfikacji we wszystkich oddziałach.
CCJ wydaje dokumenty certyfikacyjne, które określają zakres certyfikacji oraz oddziały/lokalizacje nim objęte. W przypadku, gdy wydawane są dokumenty certyfikacyjne dla jednego oddziału zamieszcza się informację, że certyfikacja dotyczy systemu zarządzania całej organizacji, a ważność w/w dokumentów jest uzależniona od ważności certyfikatu głównego. Dokumenty certyfikacyjne zostaną wycofane w całości, jeżeli którykolwiek z oddziałów nie spełnia warunków utrzymania certyfikacji.
W całym procesie certyfikacji CCJ ocenia oddziały/lokalizacje organizacji z uwzględnieniem powyższej metodologii. W procesie certyfikacji, nadzoru i ponownej certyfikacji centrala organizacji wielooddziałowej zawsze jest poddawana ocenie.
Zasady ustalania liczby auditodni dla organizacji wnioskującej o certyfikację zintegrowanych systemów zarządzania lub organizowania auditu połączonego.
CCJ dla organizacji, które certyfikują system BHP/OHSAS zintegrowany z, np.: EMS, QMS, FSMS, ISMS, AQAP, stosuje następujące zasady:
- podstawą do wyliczania liczby auditodni są efektywne liczby personelu w każdym systemie zarządzania,
- całkowita liczba auditodni systemu zintegrowanego jest sumą liczb auditodni poszczególnych systemów zarządzania,
- dopuszcza się zmniejszenie liczby auditodni ze względu na stopień zintegrowania systemów zarządzania.
Ponadto w określaniu ostatecznej liczby auditodni uwzględnia się:
- rodzaj systemu zintegrowanego,
- kompetencje zespołu auditującego pod względem możliwości auditowania systemu zintegrowanego przez członków zespołu auditorów,
- stopień (zintegrowania) systemu,
- występujące zagrożenia,
- redukcja lub zwiększanie czasu trwania auditu,
- zniżki lub zwyżki wynikające z poniżej przedstawionych przypadków.
W ramach określania czasu trwania auditu mają zastosowanie zniżki lub zwyżki w przypadkach określonych poniżej.
Zniżki mogą dotyczyć organizacji:
- którą CCJ wcześniej już certyfikował,
- posiadających dojrzały system zarządzania lub posiadających doświadczenie w innych systemach zarządzania, uznany przez inną akredytowaną jednostkę certyfikującą (trzecią stronę),
- które prowadzą działania o niskiej złożoności ryzyk dla BHP (działalność biurowa).
Suma zniżek nie powinna przekraczać 30 %.
Zniżka za 100 % zintegrowanie systemu zarządzania z uwzględnieniem pełnej możliwości oceny przez zespół auditorów nie może przekraczać 20% (zniżka jest zmniejszana proporcjonalnie w zależności od stopnia zintegrowania).
Zwyżki mogą dotyczyć organizacji:
- które mają skomplikowaną logistykę obejmującą więcej niż jeden budynek lub lokalizację, w których prowadzona jest działalność, np. konieczność auditowania samodzielnego Centrum Projektowania,
- które mają personel mówiący więcej niż jednym językiem (co powoduje konieczność korzystania z tłumacza(-y) lub wyklucza możliwość prowadzenia niezależnych działań przez poszczególnych auditorów),
- które mają bardzo duży oddział w stosunku do liczby personelu (np. las),
- o dużej liczbie przepisów związanych z działalnością (np. lotnictwo, energetyka jądrowa, przemysł rafineryjny i chemiczny, statki rybackie, górnictwo, żywność, leki, itd.),
- w których system obejmuje bardzo złożone procesy lub stosunkowo dużą liczbę nietypowych działań,
- w których wystepują działania, które wymagają wizytowania oddziałów tymczasowych w celu weryfikacji działań w oddziale(-łach) stałym(-ych), którego(-ych) system zarządzania podlega certyfikacji,
- ze względu na opinie stron zainteresowanych,
- ze względu na wypadkowość wyższą od średniej dla danego sektora działalności gospodarczej,
- ze względu na obecność osób postronnych na terenie organizacji (np. szpitale, szkoły, lotniska, porty, dworce kolejowe, transport publiczny),
- przeciwko której toczy się postępowanie prawne w sprawie dotyczącej BHP (w zależności od wagi i wpływu związanego z tym ryzyka),
- ze względu na obecność dużej liczby (pod)wykonawców powodującą zwiększenie złożoności lub ryzyk dla BHP (np. okresowe wyłączenia lub przestoje technologiczne rafinerii, zakładów chemicznych, hut stali i innych dużych kompleksów przemysłowych, wymagające znacznego przejściowego zwiększenia liczby pracowników (pod)wykonawców w celu realizacji zaplanowanych inspekcji, remontów oraz napraw instalacji i sprzętu),
- ze względu na obecność niebezpiecznych substancji w ilościach przekraczających progi określone w dyrektywie Seveso III (2012/18/UE), narażających zakład na ryzyko poważnych awarii przemysłowych podlegających złożonym wymaganiom dyrektywy Seveso III,
- posiadającej oddziały objęte zakresem certyfikacji w krajach innych niż kraj oddziału macierzystego (w przypadku słabej znajomości przepisów prawa i języka).
