ISO 9001 (QMS)
System zarządzania jakością ISO 9001
Określa wymagania w zakresie:
- ustanowienia procesów realizacji wyrobów,
- procesowego podejścia do zarządzania, które ma bezpośredni wpływ na zadowolenie klienta oraz wynik ekonomiczny organizacji,
- systematycznych pomiarów dotyczących zadowolenia klienta, wyrobów i procesów,
- podkreślenia roli najwyższego kierownictwa w budowaniu systemu oraz usystematyzowanego zarządzania zasobami.
Jest przeznaczony dla każdej organizacji, niezależnie od wielkości i rodzaju, której celem jest:
- zwiększenie zaufania klienta,
- usystematyzowanie zarzadzania w firmie,
- procesowe podejście do zarzadzania.
Korzyści z wdrożenia i certyfikacji:
- koncentracja na kliencie,
- poprawienie organizacji pracy,
- podniesienie prestiżu firmy na rynkach zbytu,
- zarzadzanie przez cele.
W CCJ certyfikacja systemu QMS przeprowadzana jest zgodnie z zasadami certyfikacji, które udostępnione są w zakładce „Usługi – Certyfikacja Systemów – Certyfikacja krok po kroku”.
Zasady ustalania opłat w procesie QMS oraz czasu trwania auditu początkowej certyfikacji, nadzoru i ponownej certyfikacji wg ISO 9001 obowiązujące w CCJ
Klienci zainteresowani certyfikacją systemów zarządzania w CCJ mają możliwość otrzymania oferty cenowej po uprzednim wypełnieniu zapytania ofertowego, pobranego w zakładce „Usługi – Certyfikacja Systemów – Certyfikacja krok po kroku”. Po złożeniu wniosku o certyfikację z kompletem dokumentacji przygotowywana jest lub potwierdzana oferta opracowana na podstawie kompletnej informacji o funkcjonującym systemie QMS.
Podstawowe zasady ustalania opłat za certyfikację
Cena netto usługi certyfikacyjnej realizowanej przez CCJ wyliczana jest wg poniższego wzoru:
A = B+ (C x D) + E
gdzie:
A – cena netto,
B – opłata stała, określona w aktualnym cenniku CCJ,
C – czas trwania auditu,
D – stawka za udział w audicie, obliczona zgodnie z aktualnym cennikiem CCJ,
E – koszty auditorów związane z realizacją oceny (zakwaterowania i podróży).
Podstawą wykorzystywaną do określania wysokości opłat (stałej oraz za audit) jest efektywna liczba personelu. Opłata stała pobierana jest raz w roku, przed planowanym auditem natomiast opłata za audit wnoszona jest po audicie, bez względu na jego wynik. Dokonane opłaty nie podlegają zwrotowi w przypadku przerwania procesu certyfikacji.
Ogólne zasady ustalania czasu auditu
Zasady ustalania czasu auditu są zgodne z podstawowym dokumentem IAF MD5, obowiązkowym w ramach porozumienia IAF potwierdzającym uznanie certyfikatów CCJ na całym świecie. Do określenia czasu auditu przyjmuje się czas poświęcony na:
-
- planowanie auditu,
- przegląd dokumentacji,
- komunikowanie się z personelem klienta,
- przeprowadzenie auditu w obiektach klienta (auditu na miejscu – nie krócej jak 80% ustalonego czasu trwania auditu) w ramach 8 godzin pracy, w tym planowane przerwy,
- opracowanie raportu.
Podstawą do określenia czasu trwania auditu dla QMS jest efektywna liczba personelu (ELP).
Efektywna liczba personelu jest obliczana z uwzględnieniem następujących czynników:
- liczba personelu zaangażowanego w ramach zakresu certyfikacji,
- pracownicy ujęci częściowo w zakresie certyfikacji,
- forma zatrudnienia: pełny etat, na część etatu, personel niepracujący na stałe (sezonowo, tymczasowo, na umowę o dzieło lub zlecenie),
- praca w systemie zmianowym.
Liczba personelu zatrudnionego na część etatu i pracowników ujętych częściowo w zakresie certyfikacji przeliczna jest na liczbę personelu pełnoetatowego, w zależności od liczby godzin pracy.
W przypadku, gdy znaczna część personelu realizuje działania lub funkcje o powtarzalnym charakterze (np. personel sprzątający, pracownicy ochrony i transportu, handlowcy, konsultanci telefoniczni, pracownicy linii produkcyjnej itd.), dozwolone jest zmniejszenie liczby personelu, w zależności od kategorii ryzyka związanego z branżą, w której działa certyfikowana organizacja.
Gdy organizacja zatrudnia personel pracujący w systemie zmianowym, czas trwania i harmonogram auditu ustalany jest w sposób pozwalający na przeprowadzenie oceny skutecznego wdrożenia systemu zarządzania, z uwzględnieniem potrzeby auditowania pracy na poszczególnych zmianach.
Czas auditu określa się na podstawie poniższej tabeli z założeniem że zmiana efektywnej liczby personelu jest wartością ciągłą, a nie skokową.
| Efektywna liczba personelu | Czas auditu Etap 1.+ Etap 2. (liczba dni) |
|---|---|
| 1-5 | 1.5 |
| 6-10 | 2 |
| 11-15 | 2.5 |
| 16-25 | 3 |
| 26-45 | 4 |
| 46-65 | 5 |
| 66-85 | 6 |
| 86-125 | 7 |
| 126-175 | 8 |
| 176-275 | 9 |
| 276-425 | 10 |
| 426-625 | 11 |
| 626-875 | 12 |
| 876-1175 | 13 |
| 1176-1550 | 14 |
| 1551-2025 | 15 |
| 2026-2675 | 16 |
| 2676-3450 | 17 |
| 3451-4350 | 18 |
| 4351-5450 | 19 |
| 5451-6800 | 20 |
| 6801-8500 | 21 |
| 8501-10700 | 22 |
| >10700 | Zgodnie z powyższą zasadą |
Przy ustalaniu czasu trwania auditu w odniesieniu do QMS uwzględnia się trzy kategorie uzależnione od ryzyka jakie pociąga za sobą wadliwość wyrobu lub usługi certyfikowanej organizacji:
- ryzyko wysokie – sytuacja, w której wadliwość wyrobu lub usługi powoduje katastrofę gospodarczą lub stanowi zagrożenie życia;
- ryzyko średnie – sytuacja, w której wadliwość wyrobu lub usługi może spowodować obrażenie lub chorobę;
- ryzyko niskie – sytuacja, w której spowodowanie obrażenia lub choroby przez wadliwość wyrobu lub usługi jest mało prawdopodobne.
W zależności od kategorii ryzyka dopuszcza się zwiększenie lub zmniejszenie czasu trwania auditu.
Przyjmuje się, że czas auditu w nadzorze (N) wynosi 1/3 auditu początkowej certyfikacji (C), audit ponownej certyfikacji (PC) wynosi 2/3 auditu początkowej certyfikacji (C).
W czasie auditu początkowej certyfikacji przeprowadza się audit I etapu. Czas trwania I etapu ustalany jest w zależności od wielkości efektywnej liczby personelu, złożoności organizacji, liczby certyfikowanych systemów i lokalizacji i nie może być dłuższy niż czas trwania II etapu auditu.
Zasady ustalania czasu trwania auditu dla organizacji wielooddziałowej
Organizacja wielooddziałowa rozumiana jest jako organizacja objęta pojedynczym systemem zarządzania (może dotyczyć kilku norm systemów zarządzania), posiadająca zidentyfikowaną funkcję centralną (nazywaną dalej centralą – lecz niekoniecznie spełniającą rolę głównego zarządu w organizacji), w której są planowane, nadzorowane lub zarządzane określone działania oraz sieć biur lokalnych lub filii (oddziałów stałych, tymczasowych, wirtualnych), w których działania te są wykonywane w całości lub częściowo.
Zasady próbkowania – CCJ stosuje próbkowanie dla organizacji wielooddziałowej jeżeli:
- organizacja posiada pojedynczy system zarządzania, ze zidentyfikowaną funkcją centralną odpowiedzialną za dany system i sprawującą nad nim nadzór,
- organizacja nie musi być jedną osobą prawną, lecz wszystkie oddziały powinny mieć prawne lub kontraktowe powiązanie z funkcją centralą organizacji oraz powinny być objęte pojedynczym systemem zarządzania,
- każdy z oddziałów może realizować w całości lub częściowo procesy/działania objęte zakresem systemu zarządzania,
- w oddziałach realizowane są bardzo podobne procesy/działania mieszczące się w zakresie organizacji, podobnymi metodami i według podobnych procedur,
- próbkowanie musi zapewnić możliwość oceny przebiegu procesów funkcjonujących w organizacji wielooddziałowej, na zasadzie jednego przykładu,
- w jednym oddziale stwierdzona jest niezgodność to w pozostałych oddziałach powinna być przeanalizowana taka sama sytuacja i również podjęte działania korygujące i/lub zapobiegawcze.
Zasady ograniczania próbkowania – CCJ nie stosuje próbkowania lub stosuje je w ograniczonym zakresie w następujących przypadkach:
- występowania wielu oddziałów nieobejmujących tych samych działań i procesów,
- organizacji wielooddziałowych o wysokim stopniu złożoności związanym z sektorem działalności,
- stwierdzenia różnic między wdrożeniami systemu zarządzania,
- korzystania z oddziałów tymczasowych, prowadzących działalność w ramach systemu zarządzania organizacji.
W przypadku stwierdzenia braku możliwości próbkowania całej organizacji lub w zakresie sektora i/lub normy odniesienia, oceniane są wszystkie oddziały w czasie audytów początkowej i ponownej certyfikacji, a przy audytach w nadzorze 30 % oddziałów, po zaokrągleniu w górę do liczby całkowitej. Program auditów powinien obejmować ocenę wszystkich procesów z zakresu certyfikacji w całym cyklu.
Minimalna liczba oddziałów, które powinny być wizytowane podczas auditu:
- audit certyfikacji początkowej: y = √x,
- audit w nadzorze: y = 0,6√x,
- audit ponownej certyfikacji: y = √x. W przypadku, gdy system zarządzania Klienta jest skuteczny, wielkość próbki może być zmniejszona do y=0,8√x, gdzie: y – liczba oddziałów w próbce; x – całkowita liczba oddziałów.
W całym procesie certyfikacji CCJ ocenia oddziały/lokalizacje organizacji z uwzględnieniem powyższej metodologii. W procesie certyfikacji, nadzoru i ponownej certyfikacji centrala organizacji wielooddziałowej zawsze jest poddawana ocenie.
Czas w każdym oddziale/lokalizacji oblicza się oddzielnie tak, jak dla organizacji jednooddziałowej. Zależnie od zakresu oceny prowadzonej w danym oddziale/lokalizacji, możliwe jest skrócenie, lub wydłużenie czasu trwania auditu.
CCJ wydaje dokumenty certyfikacyjne, które określają zakres certyfikacji oraz oddziały/lokalizacje nim objęte. W przypadku, gdy wydawane są dokumenty certyfikacyjne dla jednego oddziału zamieszcza się informację, że certyfikacja dotyczy systemu zarządzania całej organizacji, a ważność w/w dokumentów jest uzależniona od ważności certyfikatu głównego. Dokumenty certyfikacyjne zostaną wycofane w całości, jeżeli którykolwiek z oddziałów nie spełnia warunków utrzymania certyfikacji.
Zasady ustalania liczby auditodni dla organizacji wnioskującej o certyfikację zintegrowanych systemów zarządzania lub organizowania auditu połączonego
CCJ dla organizacji, które certyfikują system QMS zintegrowany z, np.: EMS, HSMS, FSMS, ISMS, stosuje następujące zasady:
- podstawą do wyliczania liczby auditodni są efektywne liczby personelu w każdym systemie zarządzania,
- całkowita liczba auditodni systemu zintegrowanego jest sumą liczb auditodni poszczególnych systemów zarządzania,
- dopuszcza się zmniejszenie liczby auditodni ze względu na stopień zintegrowania systemów zarządzania.
Ponadto w określaniu ostatecznej liczby auditodni uwzględnia się:
- rodzaj systemu zintegrowanego,
- kompetencje zespołu auditującego pod względem możliwości auditowania systemu zintegrowanego przez członków zespołu auditorów,
- stopień zintegrowania systemu,
- występujące zagrożenia,
- redukcja lub zwiększanie czasu trwania auditu,
- zniżki lub zwyżki wynikające z poniżej przedstawionych przypadków.
W ramach określania czasu trwania auditu mają zastosowanie zniżki lub zwyżki w przypadkach określonych poniżej
Zniżki mogą dotyczyć organizacji:
- którą CCJ wcześniej już certyfikował,
- które nie są odpowiedzialne za projektowanie lub inne elementy normy,
- w których występują działania uznawane za obarczone niskim ryzykiem związane z wyrobem/procesem technologicznym, nie są branżami krytycznymi,
- posiadających dojrzały system zarządzania lub posiadających doświadczenie w innych systemach zarządzania, uznany przez inną akredytowaną jednostkę certyfikującą (trzecią stronę),
- które działają na bardzo małym terenie w odniesieniu do liczby pracowników (np. tylko kompleks biurowy),
- które prowadzą działania o niskiej złożoności, np.:
- działania związane z jedną główną działalnością (np. serwis, montaż zabezpieczeń, produkcja cegieł, itp.),
- w których wysoki procent zatrudnionych wykonuje te same proste zadania,
- identyczne działania na zmianach,
- proste funkcje w realizowanych procesach,
- znaczna część personelu pracuje poza lokalizacją, np.: handlowcy, kierowcy, serwisanci i możliwe jest auditowanie w formie przeglądu zapisów,
- wysoki poziom automatyzacji.
Suma zniżek nie powinna przekraczać 30%.
Zniżka za 100% zintegrowania systemu zarządzania z uwzględnieniem pełnej możliwości oceny przez zespół auditorów nie może przekraczać 20% (zniżka jest zmniejszana proporcjonalnie w zależności od stopnia zintegrowania).
Zwyżki mogą dotyczyć organizacji:
- które mają skomplikowaną logistykę obejmującą więcej niż jeden budynek lub lokalizację, w których prowadzona jest działalność np. konieczność auditowania oddzielnego centrum projektowego,
- w których wymagane jest wizytowanie tymczasowych oddziałów,
- w których personel posługuje się kilkoma językami (co powoduje konieczność korzystania z tłumacza/tłumaczy lub wyklucza możliwość pracy poszczególnych auditorów niezależnie od siebie),
- które mają duży teren w stosunku do liczby pracowników,
- które mają dużą liczbę przepisów regulujących działalność (np. żywność, leki, lotnictwo, energetyka jądrowa itp.),
- w których systemy obejmują bardzo skomplikowane procesy lub stosunkowo dużą liczbę nietypowych czynności,
- w których występują działania uznawane za obarczone wysokim ryzykiem związane z wyrobem/procesem technologicznym,
- podzlecane funkcje i procesy.